Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 1 september 2026 · Versie 2026-09-01
1. Wie zijn wij?
Henfort, gevestigd aan Francisca Hoeve 31, 2804 HP Gouda en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42151187, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
Dit beleid geldt voor:
- de website henfort.com en de wachtlijst waarvoor je je daar kunt aanmelden;
- Henfort Cloud, de webomgeving voor kantoor;
- Henfort Field, de app voor monteurs en inspecteurs.
Vragen? Mail ons via contact@henfort.com.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Henfort verwerkt persoonsgegevens in twee rollen. Dat bepaalt wie je moet aanspreken over je gegevens.
Henfort als verwerkingsverantwoordelijke. Voor bezoekers van onze website, inschrijvingen op de wachtlijst, accounthouders (medewerkers van organisaties die Henfort gebruiken), contactpersonen voor facturatie en de beveiliging van onze systemen bepalen wij zelf waarom en hoe we gegevens verwerken. Dit privacybeleid gaat over die verwerkingen.
Henfort als verwerker. Alles wat een organisatie zelf in Henfort Cloud of Henfort Field invoert (klantgegevens, bedrijven, adressen, werkbonnen, afspraken, checklists, foto's, handtekeningen en tijdregistratie) verwerken wij uitsluitend in opdracht van die organisatie. De organisatie is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van de overeenkomst met de organisatie. Wil je als klant van een installatiebedrijf weten wat er met jouw gegevens gebeurt, of wil je gegevens laten aanpassen of verwijderen? Neem dan contact op met dat bedrijf. Wij helpen hen daar waar nodig bij.
3. Welke gegevens verwerken we?
We vragen niet meer gegevens dan nodig is en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens).
Bezoekers van henfort.com
- Technische gegevens die je browser meestuurt: IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina's en klikgedrag. Onze bezoekersstatistieken zijn cookieloos en worden niet aan een persoon gekoppeld.
- Foutmeldingen die op de website optreden, met de technische context daarvan.
Wachtlijst
- Je e-mailadres, het moment van aanmelden en het feit dat je bent aangemeld.
Accounthouders van Henfort Cloud en Henfort Field
- Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto en tijdzone. Je profielfoto is alleen zichtbaar voor ingelogde leden van de werkruimtes waar je deel van uitmaakt.
- Inloggegevens: je wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op.
- Sessiegegevens: IP-adres en browser- of apparaattype van je actieve sessies, zodat je in je profiel kunt zien waar je bent ingelogd en sessies kunt beëindigen. Het land bij een IP-adres bepalen we op onze eigen server, zonder het IP-adres met een externe dienst te delen.
- Je rol, team en organisatie binnen Henfort.
- Beveiligingsgebeurtenissen, zoals mislukte inlogpogingen en het overschrijden van aanvraaglimieten (e-mailadres, IP-adres en browseridentificatie).
- Activiteitenlog: wie wat wanneer heeft aangepast in de organisatie.
- Als je Henfort Field gebruikt en je apparaat daar toestemming voor geeft: je GPS-locatie op het moment dat je tijdregistratie start of stopt. Zonder locatietoestemming werkt tijdregistratie ook, alleen zonder locatie.
Contactpersonen voor facturatie
- Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, naam en e-mailadres van de contactpersoon, abonnement en betaalstatus. Betaalgegevens zelf (zoals een IBAN of kaartnummer) worden door onze betaaldienstverlener verwerkt en komen niet bij ons terecht.
Gegevens die organisaties in Henfort invoeren (Henfort als verwerker)
- Gegevens van hun klanten en relaties: naam, adres inclusief coördinaten, e-mailadres, factuur-e-mailadres, telefoonnummer, notities.
- Werkbonnen, afspraken, installaties, checklists, foto's, handtekeningen, rapporten en tijdregistratie van hun medewerkers.
4. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke grondslag?
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| De website tonen en beveiligen | Technische gegevens, foutmeldingen | Gerechtvaardigd belang |
| Cookieloze bezoekersstatistieken om de website te verbeteren | Geanonimiseerde bezoekgegevens | Gerechtvaardigd belang |
| Je informeren over de lancering van Henfort (wachtlijst) | E-mailadres | Toestemming; je kunt je altijd afmelden via de link in elke e-mail |
| Je account aanmaken, inloggen en de dienst leveren | Accountgegevens, sessiegegevens, rol en organisatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Servicemails sturen: uitnodiging, e-mailverificatie, wachtwoord herstellen, wijzigingen aan je account | Naam, e-mailadres | Uitvoering van de overeenkomst |
| Misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang tegengaan | Sessiegegevens, mislukte inlogpogingen, activiteitenlog | Gerechtvaardigd belang |
| Storingen opsporen en de dienst verbeteren | Technische logs met gebruikers-, organisatie- en sessie-ID, browsertype | Gerechtvaardigd belang |
| Facturatie en abonnementsbeheer | Facturatiegegevens | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht |
| Voldoen aan de fiscale bewaarplicht | Facturatiegegevens | Wettelijke plicht |
| Contact met je opnemen als dat nodig is voor onze dienstverlening | Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
Ons gerechtvaardigd belang bestaat uit het beveiligen van onze systemen en accounts, het opsporen en verhelpen van storingen, en het meten van websitebezoek zonder bezoekers te volgen. Je kunt tegen deze verwerkingen bezwaar maken (hoofdstuk 10). Naam en e-mailadres zijn nodig om een account te kunnen maken; zonder die gegevens kun je Henfort niet gebruiken.
Gegevens die een organisatie in Henfort invoert, verwerken wij alleen volgens de instructies van die organisatie (zie hoofdstuk 2). Wij gebruiken die gegevens niet voor eigen doeleinden.
5. Minderjarigen
Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar en we verzamelen niet bewust gegevens van hen zonder toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld? Mail dan naar contact@henfort.com, dan verwijderen wij deze informatie.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Henfort neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verzamelen. Concreet:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Wachtlijst | Totdat je je afmeldt of wij de wachtlijst sluiten na de lancering |
| Cookieloze websitestatistieken | Geanonimiseerd bij ontvangst (IP-adres wordt direct verwijderd) en daarna niet meer tot een persoon herleidbaar |
| Technische logs en foutmeldingen | Maximaal 24 maanden |
| Accountgegevens | Zolang je account bestaat; na verwijdering uiterlijk 30 dagen (back-ups) |
| Sessiegegevens | Een sessie verloopt automatisch na 7 dagen zonder gebruik; je kunt sessies zelf eerder beëindigen |
| Beveiligingsgebeurtenissen en activiteitenlog | Maximaal 24 maanden, of eerder als de organisatie haar account beëindigt |
| Technische aanvraaglogs van de apps (pad, tijdstip, sessie-ID) | Zolang de organisatie klant is |
| Correspondentie met ons | Maximaal 12 maanden na afhandeling |
| Facturatiegegevens | 7 jaar na het boekjaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
| Gegevens die een organisatie in Henfort invoert | Zolang de organisatie dat bepaalt; na het einde van de overeenkomst bewaren we ze 30 dagen zodat de organisatie een kopie kan opvragen, daarna verwijderen we ze |
8. Met wie delen we je gegevens?
Henfort verstrekt persoonsgegevens alleen aan partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren. Henfort blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met andere derden zonder je nadrukkelijke toestemming.
| Categorie | Partij en vestiging | Doel | Welke gegevens |
|---|---|---|---|
| Hosting website en apps | Vercel Inc. (Verenigde Staten), servers in Parijs (Frankrijk) | Hosting van henfort.com, Henfort Cloud en Henfort Field | IP-adres, browsergegevens, opgevraagde pagina's en, in doorvoer, de gegevens die je via de website of apps verstuurt (zoals je wachtlijstaanmelding) |
| Hosting server, database en bestandsopslag | Scaleway SAS (Frankrijk), servers in Parijs (Frankrijk) en Amsterdam (Nederland) | Draaien van onze server (API), opslag van de database en van bestanden zoals foto's, handtekeningen, logo's, profielfoto's en rapporten | Alle account- en applicatiegegevens uit hoofdstuk 3 |
| Verzenden van e-mail | Scaleway SAS (Frankrijk) | Versturen van servicemails vanaf no-reply@henfort.com: uitnodigingen, e-mailverificatie, wachtwoord herstellen, meldingen over accountwijzigingen en berichten over je abonnement en facturen | Naam, e-mailadres, inhoud van de servicemail |
| Wachtlijst-e-mail | Listmonk, door Henfort zelf beheerd op servers van Hetzner Online GmbH (Duitsland) | Beheren van de wachtlijst en versturen van de lanceringsmail | E-mailadres, datum van aanmelding |
| Statistieken, foutopsporing en logging | PostHog Inc. (Verenigde Staten), gegevens opgeslagen in de EU-cloud van PostHog (Duitsland) | Cookieloze bezoekersstatistieken van de website; technische logs, foutmeldingen en beveiligingsmeldingen van de apps, ook uit de browser | Het IP-adres van de verbinding wordt bij ontvangst direct verwijderd. Website: geanonimiseerde bezoekgegevens, browsertype, foutmeldingen, e-mailadres bij een wachtlijstaanmelding (zonder profiel). Apps: gebruikers-, organisatie- en sessie-ID, volledige browseridentificatie, het pad van bezochte pagina's en API-routes zonder zoek- of filterparameters, foutmeldingen, en bij mislukte inlogpogingen of overschreden aanvraaglimieten het e-mailadres en IP-adres uit de melding. Invoer, zoektermen en inhoud van werkbonnen of klantgegevens worden niet naar PostHog gestuurd |
| Betalingen en abonnementen | Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland), onderdeel van Stripe Inc. (Verenigde Staten) | Abonnementsbeheer, facturatie en betalingen per organisatie | Vanuit Henfort: bedrijfsnaam en btw-nummer. Rechtstreeks door jou ingevuld bij het afrekenen: naam, adres, e-mailadres en betaalmethode (alleen bij Stripe) |
| Adresverificatie (zelfstandige ontvanger, geen verwerker) | Kadaster, BAG API (Nederland, overheid) | Controleren en aanvullen van Nederlandse adressen die een organisatie invoert of importeert. Het Kadaster beantwoordt deze bevragingen als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke op grond van zijn wettelijke taak | Postcode, huisnummer met letter en toevoeging, of de ingetypte adreszoekterm (zonder naam of andere gegevens) |
| Kaarten (zelfstandige ontvanger, geen verwerker) | OpenFreeMap (open-source kaartdienst, gehost in de EU) | Tonen van kaarten in Henfort Cloud en Henfort Field | Je browser haalt kaarttegels rechtstreeks op, waarbij je IP-adres en browsertype bij deze dienst terechtkomen. Adressen zelf worden niet verstuurd |
Doorgifte buiten de EER. Onze gegevens staan in beginsel op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Vercel, PostHog en Stripe zijn (deels) Amerikaanse bedrijven. Voor zover zij gegevens buiten de EER verwerken, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Op verzoek geven we je meer informatie over deze waarborgen.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
Website henfort.com. Onze website plaatst geen cookies. Onze bezoekersstatistieken werken cookieloos: er wordt niets in je browser opgeslagen en bezoeken worden niet aan een persoon gekoppeld. Daarom vragen we geen cookietoestemming.
Henfort Cloud en Henfort Field. De apps gebruiken alleen functionele cookies en lokale opslag in je browser, die nodig zijn om de dienst te laten werken:
| Naam of type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Sessiecookie | Houdt je ingelogd en beschermt tegen misbruik van je sessie | Tot 7 dagen zonder gebruik, of tot je uitlogt |
| sidebar_state (cookie) | Onthoudt of het menu is ingeklapt | 7 dagen |
| Lokale opslag | Onthoudt recente zoekresultaten en weergave-instellingen op je apparaat | Tot je uitlogt of ze zelf wist |
Deze cookies en lokale opslag zijn noodzakelijk voor het functioneren van de dienst en worden niet gebruikt voor tracking of advertentiedoeleinden, daarom is daarvoor geen toestemming vereist. Je kunt cookies via de instellingen van je browser verwijderen of blokkeren; zonder de sessiecookie kun je niet inloggen.
10. Je rechten: inzien, aanpassen, verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je je toestemming intrekken, bezwaar maken tegen een verwerking, vragen om de verwerking te beperken en je gegevens laten overdragen aan jezelf of een andere organisatie (dataportabiliteit).
- Accounthouders kunnen naam, e-mailadres, telefoonnummer en profielfoto zelf aanpassen in hun profiel, en daar hun actieve sessies bekijken en beëindigen.
- Wachtlijst: afmelden kan via de link onderaan elke e-mail, of door ons te mailen.
- Klanten van een organisatie die Henfort gebruikt: neem contact op met die organisatie (zie hoofdstuk 2).
Andere verzoeken stuur je naar contact@henfort.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, vragen we je om te mailen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, of om het verzoek te doen terwijl je bent ingelogd. Alleen als we je identiteit zo niet kunnen vaststellen, vragen we om aanvullende gegevens. Stuur nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand.
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Henfort neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onder andere:
- alle verbindingen zijn versleuteld (TLS) en gegevens worden door onze hostingleverancier versleuteld opgeslagen;
- wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn ook voor ons niet leesbaar;
- gegevens van organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden, en binnen een organisatie bepalen rollen en rechten wie wat mag zien;
- toegang tot onze systemen is beperkt tot wie die nodig heeft, en wijzigingen worden vastgelegd in het activiteitenlog;
- we maken elk uur een back-up van de database, en daarnaast vóór elke update.
Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn, of zijn er aanwijzingen van misbruik? Mail dan direct naar contact@henfort.com. Bij een datalek dat betrekking heeft op persoonsgegevens waarvoor Henfort verwerkingsverantwoordelijke is, beoordelen wij of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen nodig is. Als Henfort persoonsgegevens namens een organisatie verwerkt, informeren wij die organisatie zonder onnodige vertraging en overeenkomstig de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
12. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe functies of leveranciers toevoegen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail.
13. Contact
Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Mail ons via contact@henfort.com.