Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is de digitale versie van de werkbon die je gewend bent: je monteur vult hem op locatie in op zijn telefoon, tablet of computer, in plaats van op papier. Hij legt vast welk werk is uitgevoerd, welke materialen zijn gebruikt en hoeveel uur erin is gaan zitten.
Het idee is simpel: in plaats van een bonnetje dat in de bus blijft slingeren, vult de monteur de bon digitaal in, laat de klant op het scherm tekenen en staat de bon meteen op kantoor klaar voor de facturatie. Niets overtypen, niets kwijt, geen onleesbaar handschrift.
Wat staat er op een digitale werkbon?
Een digitale werkbon bevat dezelfde gegevens als de papieren variant:
- Klant- en adresgegevens.
- Installatiegegevens.
- Datum, tijd en locatie van het bezoek.
- Omschrijving van het uitgevoerde werk.
- Gebruikte materialen en onderdelen.
- Gewerkte uren.
- Foto's van de situatie en/of het opgeleverde werk.
- Handtekening van de klant voor akkoord.
- Eventueel checklists voor het geleverde werk.
Het verschil zit niet in wat je vastlegt, maar in wat het je oplevert. Doordat de bon direct bij kantoor staat, kun je dezelfde dag factureren in plaats van te wachten tot het bonnenboekje binnenkomt. Je hebt geen last meer van onleesbaar handschrift of gegevens die bij het overtypen verloren gaan en een foto van de oude cv-ketel of de opgeleverde installatie voorkomt discussie achteraf. De klant tekent voor akkoord op het scherm en die handtekening hangt vast aan de bon.
Bovendien is alles terugvindbaar: per klant en per adres zie je precies welk werk er eerder is gedaan, handig bij onderhoud en storingen. En je hoeft 's avonds geen bonnen meer uit te typen, wat bij een volle dag al snel een half uur of meer aan administratie scheelt. Of je nu een groot installatiebedrijf runt of als zzp'er op pad bent, die winst is hetzelfde.
Hoe werkt een digitale werkbon in de praktijk?
Voor de monteur begint de dag in de app: hij ziet zijn klussen meteen op zijn telefoon of tablet, met adres en wat er moet gebeuren, zonder eerst langs kantoor te hoeven. Bij de klant vult hij het uitgevoerde werk, de materialen en de uren in, maakt een paar foto's en laat de klant op het scherm tekenen. Geen papieren briefjes die in de bus blijven slingeren en geen administratie die zich opspaart tot 's avonds, want zodra de bon klaar is, staat hij op kantoor klaar om te factureren.
Op kantoor houd je ondertussen overzicht over de hele buitendienst: in één scherm zie je de status van alle bonnen, wat is gepland, wie is waar mee bezig en wat is afgerond. Heb je meerdere monteurs op pad, dan hoef je niet meer te bellen om te weten hoe een klus ervoor staat, je ziet het direct. Dat maakt plannen, bijsturen, storingen en factureren een stuk eenvoudiger en overzichtelijker.
Digitale werkbon en certificering in de klimaattechniek
Werk je in de klimaattechniek dan is je administratie niet alleen handig maar vaak ook verplicht. Voor F-gassen (STEK / BRL 100) en gasverbrandingstoestellen (BRL 6000-25 of Kiwa K25000) moet je kunnen aantonen wat je hebt gedaan, met welke materialen en metingen. Een digitale werkbon legt die gegevens meteen vast en bewaart ze gestructureerd, zodat je bij een audit niet door ordners hoeft te zoeken. Denk aan werkomschrijving, meetwaarden, gebruikte materialen en foto's, allemaal gekoppeld aan de juiste klus en installatie.